La mayoría de los tableros de un concesionario son espejos retrovisores. Unidades vendidas el mes pasado, utilidad por unidad, tasa de cierre del trimestre. Sirven para una revisión a fin de mes, pero no le ayudan en nada el día 12, cuando todavía hay tiempo de cambiar cómo termina el mes.
Los números que vale la pena revisar cada mañana son los que se mueven antes que las ventas. Le dan unas semanas de aviso, y por lo general con eso alcanza para corregir un arranque flojo.
Indicadores que anticipan y los que solo confirman
Un indicador que solo confirma le muestra algo que ya pasó. Las unidades vendidas son el ejemplo clásico. Para cuando el número está cerrado, el mes ya terminó y lo único que queda es explicarlo.
Un indicador que anticipa se mueve primero y arrastra el resultado detrás. Las pruebas de manejo agendadas esta semana. Las reservas que siguen abiertas. La cantidad de clientes nuevos que entran al concesionario. Cuando esos suben o bajan, las entregas los siguen unas semanas después, casi siempre.
Si solo mira los que confirman, se pasa el mes reaccionando. Si mira los que anticipan, alcanza a actuar temprano, cuando todavía sirve.
Los cuatro que vale la pena mirar todos los días
Citas y pruebas de manejo agendadas
Una prueba de manejo agendada es lo más parecido a un pronóstico confiable que tiene. Alguien que se sube al carro y lo maneja tiene muchas más posibilidades de comprar que alguien que sigue mirando en internet. Si las pruebas de manejo de la semana bajan, las entregas de dentro de dos o tres semanas también van a bajar. Lo bueno es que ve venir la caída y puede meterle más al seguimiento o al tráfico en sala antes de que llegue.
Reservas abiertas y hace cuánto están
Una reserva es un sí a medias, y un sí a medias se enfría si nadie lo mueve. Mire dos cosas: cuántas reservas hay abiertas y cuántos días lleva cada una. Un montón de reservas de cinco o seis días no es buena señal. Casi siempre son abonos que se recibieron y después se olvidaron. Ordenar esa lista por antigüedad le dice exactamente a qué negocios hay que llamarles hoy.
Tiempo de respuesta a los prospectos
El tiempo entre que entra un prospecto y que alguien le responde va directo a la tasa de cierre. Un prospecto contestado en diez minutos convierte muy distinto a uno contestado al otro día por la tarde. Casi todos los concesionarios creen que responden más rápido de lo que de verdad lo hacen. Medirlo, por asesor, suele ser incómodo y útil en la misma proporción.
Cobertura de pipeline por asesor
Tome los negocios activos de cada asesor y compárelos con su meta del mes. Un asesor con seis negocios vivos contra una meta de diez tiene un problema de cobertura que usted ve el día 5, no el 30. Ahí es donde se decide un mes flojo, mucho antes de que aparezca en el total de ventas.
Cómo mirarlos sin ahogarse en informes
La trampa es volver esto una pila de hojas de cálculo que nadie abre. La gracia de estos números es la velocidad, así que tienen que estar donde el equipo ya mira, actualizándose solos, con los casos atrasados de primeros. Centrio está pensado justo para eso, un tablero de ventas que se mantiene al día para que el informe semanal deje de ser una tarea. Pero la herramienta importa menos que el hábito. Un tablero en la pared que se revisa a diario le gana a un dashboard bellísimo que nadie abre.
Escoja dos o tres de estos y mírelos durante un mes. Lo primero que nota la mayoría de los gerentes no es un número. Es que los problemas que antes descubrían a fin de mes empiezan a aparecer un martes, cuando todavía queda mes entero para arreglarlos.